Polityka prywatności

obowiązująca od dnia 9 października 2026 r.

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników i Klientów sklepu internetowego FlexWear, dostępnego pod adresem https://flexwear.pl.

I. Informacje ogólne

1. Polityka prywatności została przygotowana po to, aby jasno i rzetelnie przedstawić zasady przetwarzania danych osobowych w sklepie internetowym FlexWear. Wyjaśnia, jakie dane mogą być przetwarzane, w jakich celach, na jakich podstawach prawnych, przez jaki okres, komu mogą być przekazywane oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.
2. Sklep internetowy FlexWear prowadzi sprzedaż internetową odzieży, obuwia i akcesoriów sportowych dla kobiet, mężczyzn i dzieci. Aktualna oferta obejmuje produkty dostępne w bieżących kategoriach sklepu, w szczególności: odzież i obuwie, fitness i joga, siłownia, dyscypliny sportowe oraz turystyka.
3. Dane osobowe przetwarzane są przede wszystkim w celu obsługi zamówień, kontaktu z Klientami, realizacji dostawy, obsługi zwrotów, wymian i reklamacji, wystawiania dokumentów sprzedaży, prowadzenia korespondencji, zapewnienia bezpieczeństwa Sklepu oraz realizacji obowiązków prawnych Administratora.
4. Korzystanie ze Sklepu, przeglądanie jego treści, złożenie zamówienia, kontakt z Administratorem lub skorzystanie z formularzy dostępnych w Sklepie może wiązać się z przetwarzaniem danych osobowych w zakresie opisanym w niniejszym dokumencie.
5. Polityka prywatności jest powiązana z dokumentami: Regulamin sklepu, Polityka plików cookies, Klauzula informacyjna RODO, Dostawa, Zwroty i reklamacje, Płatności, O nas oraz Kontakt.

II. Administrator danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych użytkowników i Klientów sklepu internetowego FlexWear jest FLEX WEAR spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001210410, NIP: 6793350932, REGON: 543458862.
2. Adres siedziby Administratora: ul. Nad Potokiem 6 lok. 16, 30-658 Kraków. Adres właściwy dla zwrotów, wymian i przesyłek reklamacyjnych: FLEXWEAR.pl, ul. Kosocicka 90b, 30-694 Kraków.
3. Z Administratorem można kontaktować się w sprawach danych osobowych pod adresem e-mail info@flexwear.pl oraz za pomocą danych i formularzy udostępnionych na stronie Kontakt.
4. Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych, ponieważ nie ma takiego obowiązku prawnego – chyba że w przyszłości zmieni się zakres lub charakter przetwarzania danych. We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem.

III. Zakres przetwarzanych danych

1. Administrator przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnych celów. Zakres danych zależy od sposobu korzystania ze Sklepu, wybranych funkcji, złożonego zamówienia, sposobu płatności, metody dostawy oraz rodzaju kontaktu z Administratorem.
2. Przy składaniu zamówienia Administrator może przetwarzać w szczególności: imię i nazwisko, adres dostawy, adres rozliczeniowy, adres e-mail, numer telefonu, numer zamówienia, informacje o zamówionych produktach, wybraną metodę dostawy i płatności, status płatności, informacje dotyczące zwrotu, reklamacji lub wymiany oraz dane niezbędne do wystawienia dokumentu sprzedaży.
3. W przypadku Klientów kupujących jako przedsiębiorcy Administrator może przetwarzać również nazwę firmy, adres firmy, numer NIP oraz inne dane niezbędne do wystawienia faktury VAT.
4. W przypadku kontaktu ze Sklepem Administrator może przetwarzać dane przekazane w korespondencji, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości, dane dotyczące zamówienia oraz inne informacje dobrowolnie przekazane przez osobę kontaktującą się ze Sklepem.
5. Podczas korzystania ze Sklepu mogą być przetwarzane również dane techniczne, takie jak adres IP, identyfikatory plików cookies, informacje o urządzeniu, przeglądarce i systemie operacyjnym, przybliżona lokalizacja wynikająca z adresu IP, aktywność w Sklepie, źródło wejścia na stronę oraz ustawienia zgód cookies.

IV. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami RODO, w szczególności na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a, b, c oraz f RODO – w zależności od celu przetwarzania.

• Realizacja zamówienia i umowy – dane są przetwarzane w celu przyjęcia zamówienia, potwierdzenia jego złożenia, przekazania go do realizacji, obsługi płatności, nadania przesyłki, dostawy, kontaktu w sprawie zamówienia oraz wykonania umowy. Podstawą prawną jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem.
• Obsługa płatności – dane są przetwarzane w celu obsługi płatności online realizowanych przez operatora Dpay.pl (BLIK, przelew błyskawiczny), przypisania płatności do zamówienia oraz potwierdzenia statusu należności. Sklep nie udostępnia płatności kartą płatniczą ani płatności za pobraniem. Podstawą prawną jest wykonanie umowy oraz realizacja obowiązków księgowych i podatkowych.
• Dostawa zamówienia – dane są przetwarzane w celu doręczenia przesyłki przez InPost, obsługi monitoringu przesyłki oraz kontaktu z Klientem w sprawie doręczenia. Podstawą prawną jest wykonanie umowy.
• Wystawianie faktur – dane są przetwarzane w celu dokumentowania sprzedaży, prowadzenia ewidencji księgowej i podatkowej oraz realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa. Na żądanie Klienta Pośrednik wystawia fakturę obejmującą prowizję za usługę pośrednictwa; faktura może zostać wystawiona na firmę po podaniu danych firmowych, w szczególności NIP. Podstawą prawną jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze.
• Obsługa zwrotów, wymian i reklamacji – dane są przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia, identyfikacji zamówienia, oceny zgłoszenia, kontaktu z Klientem, zwrotu środków, wymiany produktu lub rozpatrzenia reklamacji. Podstawą prawną jest wykonanie umowy, obowiązek prawny oraz prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń.
• Kontakt z Klientem – dane są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie, obsługi wiadomości, wyjaśnienia sprawy oraz przygotowania informacji o produkcie, zamówieniu, dostawie, płatności, zwrocie lub reklamacji. Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora oraz, w zależności od kontekstu, wykonanie umowy.
• Analityka i statystyka – dane techniczne i informacje o aktywności w Sklepie mogą być przetwarzane w celu analizy działania strony, poprawy funkcjonalności, optymalizacji treści, badania skuteczności działań marketingowych oraz poprawy jakości obsługi. Zakres analityki zależy od zgód wyrażonych w panelu cookies.
• Marketing i remarketing – dane mogą być przetwarzane w celach marketingowych, w tym w celu prezentowania dopasowanych treści lub reklam, wyłącznie w zakresie wynikającym z udzielonych zgód i ustawień plików cookies.
• Bezpieczeństwo Sklepu – dane techniczne mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa strony, wykrywania nadużyć, ochrony przed atakami, obsługi błędów technicznych, utrzymania logów serwera oraz zabezpieczenia praw Administratora. Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora.

V. Dobrowolność podania danych

1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach niezbędne do skorzystania z wybranych funkcji Sklepu. Niepodanie danych wymaganych do realizacji zamówienia może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy.
2. Podanie danych do faktury VAT jest dobrowolne, ale niezbędne, jeżeli Klient chce otrzymać fakturę na firmę. W takim przypadku Klient powinien podać NIP oraz pełne dane firmy przed wystawieniem dokumentu sprzedaży.
3. Zgody dotyczące cookies analitycznych, funkcjonalnych lub marketingowych są dobrowolne i można je w każdej chwili zmienić zgodnie z zasadami opisanymi w Polityce plików cookies.

VI. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które wspierają Administratora w prowadzeniu Sklepu, realizacji zamówień, obsłudze płatności, dostawie, księgowości, komunikacji, bezpieczeństwie, analityce lub marketingu, a także podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa. Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

• operator logistyczny InPost obsługujący dostawy kurierskie;
• operator płatności Dpay.pl obsługujący płatności BLIK i przelewem błyskawicznym;
• podmioty świadczące usługi hostingowe, serwerowe, techniczne, administracyjne i informatyczne;
• dostawcy oprogramowania sklepowego, systemów e-commerce, wtyczek, systemów bezpieczeństwa i narzędzi wspierających obsługę zamówień;
• biuro rachunkowe, księgowość, doradcy podatkowi, kancelarie prawne lub inne podmioty wspierające Administratora w realizacji obowiązków prawnych;
• dostawcy narzędzi do obsługi poczty e-mail, formularzy kontaktowych i komunikacji z Klientem;
• dostawcy narzędzi analitycznych, marketingowych i reklamowych – jeżeli użytkownik wyraził odpowiednie zgody na stosowanie cookies lub podobnych technologii;
• Cookie-script.com jako narzędzie wspierające zarządzanie zgodami użytkowników na pliki cookies;
• organy publiczne, sądy, urzędy, organy podatkowe lub inne instytucje – jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie odpowiednich umów lub innych podstaw prawnych i są zobowiązane do ochrony danych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

VII. Pliki cookies, Cookie-script.com i Google Consent Mode v2

1. Sklep wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie. Cookies mogą być niezbędne do prawidłowego działania Sklepu, obsługi koszyka, zapamiętania ustawień użytkownika, utrzymania bezpieczeństwa, a także do analityki, statystyk i działań marketingowych.
2. Do zarządzania zgodami cookies Sklep wykorzystuje narzędzie Cookie-script.com, które pozwala użytkownikowi wybrać zakres zgód dla poszczególnych kategorii cookies. Użytkownik może zaakceptować wszystkie cookies, odrzucić cookies niewymagane albo dostosować ustawienia do swoich preferencji.
3. Sklep może korzystać z rozwiązań zgodnych z Google Consent Mode v2. Mechanizm ten przekazuje narzędziom Google informację o stanie zgód użytkownika, tak aby działanie narzędzi analitycznych lub reklamowych było dostosowane do wybranych preferencji prywatności.
4. Cookies technicznie niezbędne mogą być stosowane bez dodatkowej zgody, ponieważ są potrzebne do działania Sklepu, obsługi koszyka, bezpieczeństwa i podstawowych funkcji strony. Cookies analityczne, marketingowe lub funkcjonalne, które nie są niezbędne, stosowane są zgodnie z ustawieniami zgód użytkownika.
5. Szczegółowe informacje o plikach cookies, ich kategoriach, celach, okresach przechowywania oraz sposobach zmiany ustawień znajdują się w dokumencie Polityka plików cookies.

VIII. Okres przechowywania danych

1. Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, w którym zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa albo niezbędny do zabezpieczenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
2. Dane związane z realizacją zamówienia przechowywane są przez czas potrzebny do wykonania umowy, obsługi dostawy, płatności, zwrotu, wymiany lub reklamacji, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń lub okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
3. Dane zawarte w dokumentach księgowych, fakturach, ewidencjach i dokumentacji podatkowej przechowywane są przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego.
4. Dane przetwarzane na potrzeby kontaktu przechowywane są przez czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi i obsługi sprawy, a następnie przez okres umożliwiający wykazanie przebiegu korespondencji, jeżeli może to mieć znaczenie dla ochrony praw Administratora lub osoby kontaktującej się ze Sklepem.
5. Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowywane są do czasu jej wycofania, chyba że dalsze przechowywanie jest niezbędne do wykazania udzielenia lub wycofania zgody, obrony przed roszczeniami albo realizacji obowiązku prawnego.
6. Dane techniczne, logi serwera i informacje dotyczące bezpieczeństwa mogą być przechowywane przez okres uzasadniony potrzebą ochrony Sklepu, wykrywania nadużyć, usuwania błędów technicznych i zapewnienia prawidłowego działania infrastruktury.

IX. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO, realizowane na warunkach określonych w przepisach. Aby z nich skorzystać, należy skontaktować się z Administratorem pod adresem info@flexwear.pl. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do:

• dostępu do danych – uzyskania informacji, czy Administrator przetwarza jej dane osobowe, a jeżeli tak – dostępu do tych danych i informacji o ich przetwarzaniu;
• sprostowania danych – żądania poprawienia danych nieprawidłowych albo uzupełnienia niekompletnych;
• usunięcia danych – żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przepisami, jeżeli nie istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania;
• ograniczenia przetwarzania – żądania czasowego ograniczenia przetwarzania danych w sytuacjach określonych w RODO;
• przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany;
• sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego;
• wycofania zgody – w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
• wniesienia skargi – do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli osoba uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

Administrator może poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie, jeżeli będzie to konieczne, aby nie udostępnić danych osobie nieuprawnionej.

X. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Administrator korzysta z narzędzi i usług dostawców wspierających prowadzenie Sklepu. W niektórych przypadkach, szczególnie przy korzystaniu z narzędzi analitycznych, reklamowych, komunikacyjnych lub technicznych, może dochodzić do przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
2. Jeżeli dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywa się to z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w RODO, takich jak decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne, dodatkowe środki bezpieczeństwa lub inne legalne podstawy transferu.
3. Zakres przekazywania danych zależy od narzędzi aktywnych w Sklepie, ustawień cookies oraz zgód wyrażonych przez użytkownika. Zgodami cookies można zarządzać zgodnie z informacjami zawartymi w Polityce plików cookies.

XI. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

1. Administrator nie podejmuje wobec Klientów decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany.
2. W Sklepie mogą być stosowane narzędzia analityczne lub marketingowe, które pozwalają analizować sposób korzystania ze strony, zainteresowanie produktami, źródła ruchu oraz skuteczność działań reklamowych. Takie działania mogą mieć charakter profilowania marketingowego, ale nie prowadzą do automatycznego ograniczenia praw Klienta ani do automatycznego zawarcia, odmowy zawarcia lub zmiany warunków umowy.
3. Profilowanie marketingowe odbywa się zgodnie z udzielonymi zgodami cookies oraz ustawieniami prywatności użytkownika. Preferencje cookies można zmienić w każdej chwili.

XII. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne chroniące dane osobowe przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, nieuprawnionym dostępem oraz innymi nieuprawnionymi formami przetwarzania.
2. Sklep korzysta z certyfikatu SSL, który zabezpiecza transmisję danych pomiędzy urządzeniem użytkownika a Sklepem. Administrator dba również o bezpieczeństwo techniczne strony, aktualizację systemów, ograniczenie dostępu do danych oraz stosowanie zasad poufności wobec osób i podmiotów przetwarzających dane.
3. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby i podmioty, które potrzebują go do realizacji określonych zadań związanych z prowadzeniem Sklepu, obsługą zamówień, księgowością, dostawą, kontaktem, bezpieczeństwem lub realizacją obowiązków prawnych.

XIII. Dane dzieci

1. Sklep jest przeznaczony dla osób, które mogą skutecznie zawierać umowy zgodnie z przepisami prawa. Administrator nie kieruje świadomie usług bezpośrednio do dzieci i nie zamierza pozyskiwać danych dzieci bez wymaganej podstawy prawnej.
2. Jeżeli Administrator dowie się, że dane dziecka zostały przekazane bez odpowiedniej podstawy prawnej lub zgody wymaganej przepisami, podejmie adekwatne działania – w tym może usunąć takie dane, ograniczyć ich przetwarzanie albo skontaktować się z opiekunem prawnym.

XIV. Logi serwera i dane techniczne

1. Podczas korzystania ze Sklepu serwer może automatycznie zapisywać informacje techniczne w logach systemowych, m.in. adres IP, datę i godzinę połączenia, adres odwiedzanej strony, rodzaj przeglądarki, system operacyjny, komunikaty błędów oraz inne informacje techniczne dotyczące połączenia.
2. Logi serwera wykorzystywane są przede wszystkim do utrzymania bezpieczeństwa Sklepu, diagnozowania błędów, zapewnienia stabilności technicznej, wykrywania nadużyć oraz obsługi infrastruktury informatycznej.
3. Administrator nie wykorzystuje danych technicznych do bezpośredniej identyfikacji użytkownika, chyba że jest to konieczne w związku z naruszeniem prawa, bezpieczeństwem Sklepu, dochodzeniem roszczeń albo obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa.

XV. Zmiany Polityki prywatności

1. Administrator może zmienić Politykę prywatności w razie zmiany przepisów prawa, sposobu działania Sklepu, wykorzystywanych narzędzi, odbiorców danych, rozwoju funkcjonalności Sklepu, zmiany procesów obsługi zamówień lub potrzeby doprecyzowania informacji przekazywanych użytkownikom.
2. Aktualna wersja Polityki prywatności jest zawsze dostępna na stronie Polityka prywatności.
3. Zmiany Polityki prywatności nie ograniczają praw osób, których dane dotyczą, wynikających z RODO oraz innych przepisów o ochronie danych osobowych.

XVI. Kontakt w sprawach prywatności

Wszelkie pytania, żądania lub zgłoszenia dotyczące przetwarzania danych osobowych należy kierować na adres: info@flexwear.pl.

Administrator odpowiada na zgłoszenia dotyczące danych osobowych w terminach i na zasadach wynikających z RODO. Jeżeli żądanie ma skomplikowany charakter, termin odpowiedzi może zostać przedłużony zgodnie z przepisami, o czym osoba składająca żądanie zostanie poinformowana.

Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia 9 października 2026 r.