Klauzula informacyjna RODO

obowiązująca od dnia 9 października 2026 r.

Niniejsza Klauzula informacyjna RODO wyjaśnia, w jaki sposób FLEX WEAR spółka z ograniczoną odpowiedzialnością przetwarza dane osobowe Klientów, użytkowników oraz osób kontaktujących się ze sklepem internetowym FlexWear, dostępnym pod adresem https://flexwear.pl.

I. Administrator danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest FLEX WEAR spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001210410, NIP: 6793350932, REGON: 543458862.
2. Adres siedziby Administratora: ul. Nad Potokiem 6 lok. 16, 30-658 Kraków.
3. Adres właściwy dla zwrotów, wymian i przesyłek reklamacyjnych: FLEXWEAR.pl, ul. Kosocicka 90b, 30-694 Kraków.
4. Z Administratorem można kontaktować się w sprawach danych osobowych pod adresem e-mail info@flexwear.pl oraz za pomocą danych udostępnionych na stronie Kontakt.
5. Administrator prowadzi sklep internetowy FlexWear, w którym oferowane są odzież, obuwie i akcesoria sportowe dla kobiet, mężczyzn i dzieci – w szczególności produkty z kategorii: odzież i obuwie, fitness i joga, siłownia, dyscypliny sportowe i turystyka – oraz inne produkty dostępne w aktualnej ofercie sklepu.

II. Inspektor Ochrony Danych

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, ponieważ według aktualnej oceny nie jest do tego zobowiązany przepisami. Jeżeli w przyszłości Inspektor zostanie wyznaczony, informacja o tym pojawi się w dokumentach prywatności Sklepu. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem pod adresem: info@flexwear.pl.

III. Kiedy Administrator pozyskuje dane osobowe

Administrator może pozyskiwać dane osobowe w szczególności wtedy, gdy użytkownik lub Klient:

1. przegląda sklep internetowy FlexWear;
2. dodaje produkty do koszyka;
3. składa zamówienie w Sklepie;
4. wybiera metodę dostawy lub płatności;
5. kontaktuje się z Pośrednikiem mailowo lub przez formularz kontaktowy;
6. zgłasza zwrot, wymianę, reklamację albo odstąpienie od umowy;
7. prosi o wystawienie faktury VAT;
8. zarządza zgodami cookies w panelu Cookie-script.com;
9. korzysta z funkcji Sklepu wymagających przetwarzania danych technicznych.

Dane mogą być pozyskiwane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, albo automatycznie – przez system sklepu, serwer, pliki cookies lub podobne technologie – zgodnie z ustawieniami prywatności i zgodami użytkownika.

IV. Kategorie przetwarzanych danych

Administrator przetwarza dane w zakresie adekwatnym do celu, w którym zostały zebrane. Zakres danych może się różnić w zależności od tego, czy osoba jedynie przegląda Sklep, składa zamówienie, kontaktuje się z obsługą, zgłasza reklamację albo dokonuje zwrotu.

• W ramach obsługi zamówień: imię i nazwisko, adres dostawy, adres rozliczeniowy, adres e-mail, numer telefonu, numer zamówienia, informacje o zamówionych produktach, rozmiarze, wariancie, cenie, metodzie płatności i dostawy, statusie zamówienia oraz historii kontaktu z Klientem.
• W przypadku faktury VAT: nazwa firmy, adres firmy, numer NIP oraz inne dane wymagane przepisami podatkowymi. Dane do faktury należy podać przed wystawieniem dokumentu sprzedaży, w szczególności w formularzu zamówienia lub w innym miejscu udostępnionym w Sklepie.
• W ramach obsługi zwrotów, wymian i reklamacji: dane identyfikacyjne i kontaktowe Klienta, numer zamówienia, opis zgłoszenia, zdjęcia produktu, informacje o wadzie lub niezgodności produktu z umową, numer rachunku bankowego do zwrotu środków (jeżeli jest potrzebny) oraz korespondencja dotycząca sprawy.
• Dane techniczne: adres IP, identyfikatory plików cookies, dane o urządzeniu, przeglądarce i systemie operacyjnym, przybliżona lokalizacja wynikająca z adresu IP, źródło wejścia na stronę, aktywność w Sklepie, logi serwera oraz ustawienia zgód cookies.

V. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe są przetwarzane w jasno określonych celach związanych z prowadzeniem Sklepu, obsługą sprzedaży internetowej, realizacją obowiązków prawnych oraz zapewnieniem bezpieczeństwa transakcji, w szczególności:

1. Obsługa zamówienia – przyjęcie zamówienia, potwierdzenie jego złożenia, kontakt z Klientem, przekazanie zamówienia do realizacji i wysyłki.
2. Zawarcie i wykonanie umowy – wykonanie obowiązków wynikających z zakupu produktu przez Klienta w sklepie FlexWear, w tym usługi pośrednictwa.
3. Obsługa płatności – przypisanie płatności do zamówienia i obsługa płatności online realizowanych przez operatora Dpay.pl.
4. Obsługa dostawy – przekazanie danych operatorowi logistycznemu InPost, doręczenie przesyłki i obsługa ewentualnych problemów z dostawą.
5. Wystawianie dokumentów sprzedaży – wystawianie faktur, prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej.
6. Obsługa zwrotów, wymian i odstąpień od umowy – przyjęcie zgłoszenia, identyfikacja zamówienia, przyjęcie zwracanego produktu, zwrot środków albo wymiana produktu.
7. Obsługa reklamacji – przyjęcie zgłoszenia reklamacyjnego, przekazanie go Sprzedawcy, kontakt z Klientem, realizacja uprawnień wynikających z przepisów prawa.
8. Kontakt z użytkownikiem lub Klientem – odpowiedzi na pytania dotyczące produktów, zamówień, płatności, wysyłki, zwrotów, reklamacji, dokumentów sprzedaży oraz działania Sklepu.
9. Analityka i statystyka – analiza działania Sklepu, poprawa jakości strony, optymalizacja procesu zakupowego, badanie skuteczności treści, kategorii i działań reklamowych, zgodnie z ustawieniami zgód cookies.
10. Marketing i remarketing – prowadzenie działań promocyjnych i reklamowych, jeżeli użytkownik wyraził odpowiednie zgody na cookies lub podobne technologie.
11. Bezpieczeństwo Sklepu – ochrona strony przed nadużyciami, spamem, atakami, błędami technicznymi, nieuprawnionym dostępem i innymi zagrożeniami.
12. Dochodzenie i obrona roszczeń – zabezpieczenie interesów prawnych Administratora, obsługa sporów, wyjaśnianie zgłoszeń, ochrona przed nadużyciami oraz archiwizacja dokumentacji w granicach dopuszczonych przepisami.

VI. Podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe są przetwarzane na podstawach prawnych wynikających z RODO. Podstawa zależy od konkretnego celu przetwarzania.

1. Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem. Dotyczy w szczególności obsługi zamówień, realizacji umowy, kontaktu w sprawie zamówienia, dostawy produktu, obsługi płatności oraz działań podejmowanych na żądanie Klienta przed zawarciem umowy.
2. Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny Administratora. Dotyczy w szczególności wystawiania i przechowywania dokumentów sprzedaży, prowadzenia ewidencji księgowej i podatkowej oraz realizacji obowiązków wynikających z przepisów konsumenckich, rachunkowych, podatkowych i przepisów o rozpatrywaniu reklamacji.
3. Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą. Dotyczy w szczególności wybranych działań marketingowych, cookies analitycznych i marketingowych oraz innych dobrowolnych działań opartych na zgodzie użytkownika.
4. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora. Dotyczy w szczególności prowadzenia korespondencji, zabezpieczenia roszczeń i obrony przed nimi, zapewnienia bezpieczeństwa Sklepu, przeciwdziałania nadużyciom, podstawowej analityki technicznej, utrzymania infrastruktury oraz ochrony praw Administratora.

Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, można ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

VII. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do prawidłowego działania Sklepu, wykonania umowy, obsługi zamówienia, realizacji dostawy, obsługi płatności, prowadzenia księgowości, zapewnienia bezpieczeństwa, analityki, marketingu lub spełnienia obowiązków prawnych. Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

1. operator logistyczny InPost obsługujący przesyłki kurierskie;
2. operator płatności Dpay.pl obsługujący płatności BLIK i przelewem błyskawicznym;
3. podmioty świadczące usługi hostingowe, serwerowe, techniczne i informatyczne;
4. dostawcy systemu sklepowego, oprogramowania e-commerce, wtyczek, narzędzi bezpieczeństwa i systemów wspierających obsługę zamówień;
5. biuro rachunkowe, księgowość, doradcy podatkowi, prawnicy lub inne podmioty wspierające Administratora w realizacji obowiązków prawnych;
6. dostawcy poczty elektronicznej, formularzy kontaktowych, narzędzi komunikacyjnych;
7. dostawcy narzędzi analitycznych i reklamowych, jeżeli użytkownik wyraził odpowiednie zgody;
8. Cookie-script.com jako narzędzie do zarządzania zgodami cookies;
9. organy publiczne, sądy, urzędy, organy podatkowe, organy ścigania lub inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora robią to na podstawie umów powierzenia lub innych właściwych instrumentów prawnych, zgodnie z wymogami RODO.

VIII. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Administrator może korzystać z narzędzi technicznych, analitycznych, reklamowych, pocztowych lub organizacyjnych dostarczanych przez podmioty działające poza Europejskim Obszarem Gospodarczym albo przetwarzające dane z wykorzystaniem infrastruktury znajdującej się poza EOG.
2. Jeżeli w ramach działania Sklepu dochodzi do przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywa się to zgodnie z mechanizmami przewidzianymi w RODO, w szczególności na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych, dodatkowych zabezpieczeń lub innych legalnych podstaw transferu.
3. Zakres transferu danych może zależeć od zgód cookies, konfiguracji narzędzi analitycznych i marketingowych oraz usług technicznych wykorzystywanych przez Administratora.

IX. Okres przechowywania danych

1. Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celu, w którym zostały zebrane, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa albo niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
2. Dane związane z realizacją zamówienia przechowywane są przez czas potrzebny do wykonania umowy, realizacji dostawy, obsługi płatności, zwrotu, wymiany i reklamacji oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
3. Dane zawarte w dokumentacji księgowej i podatkowej, fakturach oraz ewidencjach sprzedaży przechowywane są przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
4. Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowywane są do czasu jej wycofania, chyba że dalsze przechowywanie jest potrzebne do wykazania udzielenia lub wycofania zgody, obrony przed roszczeniami albo realizacji obowiązku prawnego.
5. Dane techniczne, logi serwera i informacje dotyczące bezpieczeństwa mogą być przechowywane przez okres uzasadniony potrzebami technicznymi, bezpieczeństwem Sklepu, wykrywaniem nadużyć, obsługą błędów oraz ochroną praw Administratora.

X. Prawa osoby, której dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO, realizowane na warunkach i w granicach przewidzianych w przepisach. Osoba ta ma prawo do:

1. dostępu do danych – uzyskania informacji, czy Administrator przetwarza jej dane osobowe, a jeżeli tak – dostępu do nich oraz do informacji o ich przetwarzaniu;
2. sprostowania danych – poprawienia danych nieprawidłowych albo uzupełnienia niekompletnych;
3. usunięcia danych – jeżeli zachodzą przesłanki określone w RODO i nie istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania;
4. ograniczenia przetwarzania – w przypadkach przewidzianych przepisami;
5. przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany;
6. sprzeciwu – wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego;
7. wycofania zgody – w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
8. wniesienia skargi – do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO.

W celu realizacji praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem info@flexwear.pl. Administrator może poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie, jeżeli będzie to konieczne, aby nie udostępnić danych osobie nieuprawnionej.

XI. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

1. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO.
2. Organem nadzorczym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
3. Skorzystanie z prawa do wniesienia skargi nie wyklucza wcześniejszego kontaktu z Administratorem w celu wyjaśnienia sprawy lub realizacji praw wynikających z RODO.

XII. Dobrowolność podania danych

1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach niezbędne do skorzystania z usług Sklepu. Niepodanie danych wymaganych do realizacji zamówienia może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy.
2. Podanie danych kontaktowych jest niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Podanie danych do faktury VAT jest niezbędne, jeżeli Klient chce otrzymać fakturę na firmę.
3. Zgody na cookies analityczne, funkcjonalne i marketingowe są dobrowolne. Brak zgody na cookies niewymagane nie blokuje możliwości złożenia zamówienia, o ile aktywne pozostają cookies technicznie niezbędne do działania Sklepu.

XIII. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje

1. Administrator nie podejmuje wobec Klientów decyzji wywołujących skutki prawne albo w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany.
2. W Sklepie mogą być stosowane narzędzia analityczne lub marketingowe, które pozwalają analizować sposób korzystania ze strony, zainteresowanie produktami, źródła ruchu, efektywność działań reklamowych oraz zachowania użytkowników w Sklepie.
3. Takie działania mogą mieć charakter profilowania marketingowego, ale nie prowadzą do automatycznego zawarcia, odmowy zawarcia albo zmiany warunków umowy. Zakres działania narzędzi analitycznych i marketingowych zależy od zgód udzielonych przez użytkownika w panelu cookies.

XIV. Cookies, Cookie-script.com i Google Consent Mode v2

1. Sklep wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w celach technicznych, funkcjonalnych, analitycznych i marketingowych – zgodnie z ustawieniami użytkownika oraz zasadami opisanymi w Polityce plików cookies.
2. Sklep wykorzystuje narzędzie Cookie-script.com do zarządzania zgodami cookies. Pozwala ono zaakceptować wszystkie cookies, odrzucić cookies niewymagane albo wybrać konkretne kategorie cookies.
3. Sklep może korzystać z rozwiązań zgodnych z Google Consent Mode v2, które przekazują narzędziom Google informację o stanie zgód użytkownika. Mechanizm ten dostosowuje działanie narzędzi analitycznych i reklamowych do decyzji podjętej przez użytkownika w panelu zgód.

XV. Dane dotyczące płatności i dokumentów sprzedaży

1. Sklep umożliwia płatność online za pośrednictwem operatora Dpay.pl – BLIK-iem lub przelewem błyskawicznym. Sklep nie udostępnia płatności kartą, płatności za pobraniem ani odbioru osobistego.
2. W przypadku płatności online Administrator może przetwarzać dane przekazane przez operatora płatności, w szczególności imię i nazwisko płatnika, kwotę, datę i status płatności oraz identyfikator transakcji.

XVI. Dane dotyczące dostawy

1. Dane osobowe niezbędne do doręczenia przesyłki przekazywane są operatorowi logistycznemu obsługującemu dostawę, w szczególności InPost. Mogą one obejmować imię i nazwisko, adres dostawy, numer telefonu, adres e-mail oraz numer przesyłki.
2. Dostawy realizowane są wyłącznie na terytorium Polski.

XVII. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne chroniące dane osobowe przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, nieuprawnionym dostępem oraz innymi nieuprawnionymi formami przetwarzania.
2. Sklep korzysta z certyfikatu SSL, który zabezpiecza transmisję danych pomiędzy urządzeniem użytkownika a stroną internetową. Administrator dba również o bezpieczeństwo systemu sklepowego, ograniczenie dostępu do danych, poufność korespondencji, zabezpieczenie infrastruktury technicznej oraz bieżące reagowanie na zdarzenia mogące wpływać na bezpieczeństwo danych.

XVIII. Dokumenty powiązane

Szczegółowe informacje uzupełniające znajdują się w dokumentach: Regulamin sklepu, Polityka prywatności, Polityka plików cookies, Odstąpienie od umowy przed otrzymaniem towaru, Formularz reklamacyjny, Formularz zwrotu, Dostawa, Zwroty i reklamacje, Płatności oraz Kontakt.

XIX. Postanowienia końcowe

1. Niniejsza Klauzula informacyjna RODO ma charakter informacyjny i służy wykonaniu obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane osobowe Administrator przetwarza w związku z prowadzeniem sklepu internetowego FlexWear.
2. Administrator może aktualizować Klauzulę w razie zmiany przepisów, sposobu działania Sklepu, zakresu przetwarzania danych, wykorzystywanych narzędzi albo potrzeby doprecyzowania informacji.
3. Aktualna wersja Klauzuli informacyjnej RODO jest dostępna na stronie: Klauzula informacyjna RODO.

Niniejsza Klauzula informacyjna RODO obowiązuje od dnia 9 października 2026 r.